Voditelj: Karmen Markezić, arhivski savjetnik

Kontakt: karmen.markezic@dapa.hr

Odjel za zaštitu arhivskog i dokumentarnog gradiva izvan arhiva, popularnog naziva Vanjska služba, kao ustrojbena jedinica Državnog arhiva u Pazinu (dalje: DAPA) provodi svoju nadležnost na području Istarske županije te predstavlja vezu između DAPA i stvaratelja/posjednika arhivskog gradiva. Kako arhivi skrbe o gradivu na način koji je prvobitno utvrđen u okviru struke stvaratelja, a stvaratelji/posjednici bi trebali provoditi postupke zaštite u skladu s odredbama arhivske struke i stručnim preporukama arhiva, radi se o specifičnom obliku suradnje koji treba provoditi u korist zaštite zapisa i informacija. Odjel bi mogli nazvati i premosnicom između ta dva subjekta. Djelatnost Odjela je pružanje pomoći stvarateljima/posjednicima arhivskog i dokumentarnog gradiva pri upravljanju gradivom koje nastaje njihovim djelovanjem i nadzor nad radom stvaratelja kako bi gradivo bilo sačuvano i zaštićeno od nestanka, oštećenja ili uništenja. Osnovni zadaci su nadzor, evidentiranje, vrednovanje, odabiranje, izlučivanje i preuzimanje gradiva. Odjel služi u akvizicijskoj politici arhiva i bez takve ustrojbene jedinice nemoguće bi bilo sustavno obavljati zaštitu arhivskog gradiva kao dijela kulturne baštine.

 

Djelatnosti koje se odnose na zaštitu i skrb tiču se: 

  • Izrade i vođenja evidencija o stvarateljima i posjednicima arhivskog i dokumentarnog gradiva izvan arhiva temeljem Pravilnika o vođenju evidencija u arhivima (NN 90/02) prema značenju gradiva nastalog njihovim radom, a u svrhu dokumentiranja funkcija i djelatnosti koje obavljaju.
 
  • Vrednovanja stvaratelja provodi Odjel za područje svoje nadležnosti postupkom određivanja važnosti uloge koju ima stvaratelj i njegova djelatnost. Temeljem takve procjene, Odjel izrađuje kategorizaciju stvaratelja temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva izvan arhiva (NN 90/02) na području nadležnosti DAPA, tako da stvaratelju dodjeljuje status I, II. ili III. kategorije. Kategorizacija samog stvaratelja predstavlja temelj za vrednovanje gradiva koje nastaje radom stvaratelja, a ujedno je osnova za obavljanje primarnih postupaka vezanih uz zaštitu arhivskog gradiva izvan arhiva.
    • Na temelju članka 6. st. 1. i 4. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/02) te odluke Hrvatskog arhivskog vijeća na sjednici od 3. srpnja 2008. objavljena je u Narodnim novinama br. 126/08 Kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva na području nadležnosti Državnog arhiva u Pazinu.
 
  • Stručni nadzor nad stvarateljima i posjednicima arhivskog i dokumentarnog gradiva (redoviti/izvanredni) te određivanje mjera njegove zaštite temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19), a ujedno i nadziranje provedbe naloženih mjera.
    • Redovni nadzor se obavlja prema planu nadzora, a izvanredni prema potrebama ili situacijama (oštećenje gradiva, uništenje, nestanak, preseljenje, reorganizacija i sl.).
    • Svrha nadzora je fizička zaštita i zaštita sređenosti gradiva. Fizička se zaštita odnosi na zaštitu od štetnih utjecaja (neprimjeren smještaj, nepravilno rukovanje gradivom, loši klimatski uvjeti, elementarne nepogode i td.), a zaštita sređenosti podrazumijeva izradu popisa, njegovu preglednost, opis, fizičku dostupnost, ali i vođenje ažurnih evidencija cjelokupnog gradiva bez obzira na nosač i smještaj.
 
  • Nadzor nad odabiranjem arhivskog gradiva koje se nalazi izvan arhiva i izlučivanje dokumentarnog gradiva temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva izvan arhiva (NN 90/02). Postupak odabiranja je usko vezan za postupak vrednovanja. Postupak vrednovanja omogućuje nam da čuvamo i skrbimo o najvažnijem gradivu koje nastaje u našem društvu, a svrha je sačuvati optimalnu količinu gradiva koje sadrži one informacije o nekom vremenu, događajima, ljudima, mjestima i sl. koje će najbolje odražavati sliku navedenog. Postupak odabiranja je postupak izdvajanja arhivskog gradiva za trajno čuvanje (postupak kojim se iz dokumentarnog gradiva, temeljem utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje), dok je izlučivanje gradiva postupak kojim se iz cjeline zapisa izdvaja gradivo čiji su rokovi čuvanja istekli, ali i ne postoji nikakva potreba da se ono i dalje čuva. Na taj način Odjel osigurava da ono gradivo koje nije potrebno u daljnjem radu bude izlučeno sukladno provedbenim propisima te da se tako stvore preduvjeti da se daljnje poslovanje odvija u poslovnom okruženju neopterećenom gradivom koje nije od trajne poslovne, društvene, povijesne i kulturne vrijednosti, ali i da se izbjegne neovlašteno izlučivanje i uništenje mogućeg arhivskog gradiva. Provođenje postupka odabiranja i izlučivanja gradiva podrazumijeva da stvaratelji imaju izrađen Poseban popis s rokovima čuvanja koji je većinom sastavni dio Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog gradiva.
 
  • Suglasnosti na Pravilnike o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva izvan arhiva temeljem Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04, 106/07) i odobrenja na Posebne popise s rokovima čuvanja temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva izvan arhiva (NN 90/02). Stvaratelji pravilnikom reguliraju sva pitanja vezana za zaštitu i skrb nad gradivom, a odnose se na: način vođenja uredskog poslovanja, način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi, način i rokove interne primopredaje, način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu, tehničko opremanje, označavanje i odlaganje gradiva, mjesto, uvjete i način čuvanja arhivskog gradiva, način korištenja arhivskog gradiva, rokove i postupak vrednovanja i izlučivanja gradiva, postupak uništavanja izlučenog gradiva i predaje gradiva nadležnom arhivu te zaduženja i odgovornosti pri rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
 
  •  Preuzimanje arhivskog gradiva prema Pravilniku o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/02) – sve prethodne etape imaju za svrhu preuzimanje sređenog gradiva u arhiv koji vjerodostojno svjedoči o životu i radu nekog stvaratelja. Upravo je prikupljanje i preuzimanje gradiva jedan od osnovnih zadataka Odjela i zapravo možemo reći da izvršavanjem toga zadatka DAPA vrši svoju osnovnu funkciju. U suradnji sa stvarateljem, Odjel preuzima gradivo tek nakon provedenog odabiranja i izlučivanja i to u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
 
  • Odjel, uz navedene poslove, u suradnji s drugim odjelima DAPA organizira seminare i radionice za djelatnike zadužene za pismohranu, kao i za odgovorne osobe stvaratelja/posjednika.

 

Pružanje stručnih savjeta (konzultacije): na broj tel. 052/624-125, a osobe za kontakt su:

 

Radna soba Odjela
Područje nadležnosti Državnog arhiva u Pazinu
Kartotečni ormari s dosjeima posjednika i stvaratelja arhivskog i dokumentarnog gradiva
Kartotečni ormari s dosjeima posjednika i stvaratelja arhivskog i dokumentarnog gradiva