Posjednici arhivskoga i dokumentarnog gradiva – smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova. Stvaratelji arhivskoga i dokumentarnog gradiva – smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i dokumentarnoga gradiva stvaratelja/posjednika obavlja nadležni državni arhiv te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe stvaratelja/posjednika odgovorne i zadužene za gradivo.
Stvaratelji i posjednici javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva dužni su:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu
- dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim
- pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva
- redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva
- pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva
- osigurati čuvanje onoga dokumentarnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja
- osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva
- odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a zaduženog djelatnika u pismohrani koji mora položiti ispit za djelatnike u pismohranama
- predati arhivsko gradivo u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje
- novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođu dužni su pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed
- dostaviti nadležnom arhivu popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduju
- donijeti Pravilnik o zaštiti i obradi kojima uređuju sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva te Poseban popis (popis trajnog gradiva i gradiva ograničenog roka čuvanja) koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja
- izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom
Posjednici privatnog arhivskog gradiva koji iz bilo koje osnove čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su:
- obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
- čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
- srediti gradivo i izraditi popis
- dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje
Ukoliko posjednik privatnoga arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku.
