Državni arhiv u Pazinu (dalje: DAPA) je ustanova u kojoj se čuva arhivsko gradivo nastalo djelovanjem različitih stvaratelja (općina i ostalih upravnih organa, poduzeća i sl.) te na zahtjev stranaka izdaje preslike tog gradiva. DAPA ne istražuje za korisnike, ali odgovorit ćemo Vam na zamolbe čije rješavanje ne zahtijeva opsežno istraživanje.
Izdavanje preslika jedan je od oblika korištenja arhivskog gradiva, koje je regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19, 114/22 i 36/24) te Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva (NN 121/19).
Podnositelj zahtjeva za izdavanje preslika (dalje: Podnositelj) podnosi DAPA Zamolbu za izdavanje preslika. (.pdf, 120 kB)
Zahtjev za uvidom i/ili preslicima arhivskoga ili dokumentarnoga gradiva podnosi se osobno u DAPA u pisanom obliku u Prijamnom uredu. Ako podnositelj nije u mogućnosti osobno podnijeti zahtjev, ispunjeni obrazac može se poslati poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom. Zahtjevi stranaka putem e-pošte na propisanom obrascu dostavljaju se na jasna.vlahovic@dapa.hr.
Državni arhiv u Pazinu zaprima velik broj zahtjeva za pretraživanje i dostavu podataka iz arhivskog gradiva. Kako bismo osigurali pravodobno rješavanje zahtjeva iz naše nadležnosti i jednaku dostupnost usluga svim korisnicima, obavještavamo vas da djelatnici Arhiva ne provode:
• opsežna genealoška istraživanja (istraživanja obiteljskog stabla),
• istraživanja za koja podnositelj zahtjeva ne raspolaže osnovnim podacima potrebnima za pronalazak traženog gradiva (primjerice imenom i prezimenom, približnim razdobljem, mjestom ili drugim relevantnim podacima),
• opsežna istraživanja koja zahtijevaju pregled velike količine arhivskog gradiva.
Korisnici koji žele provesti navedenu vrstu istraživanja mogu to učiniti samostalno korištenjem arhivskog gradiva u čitaonici Državnog arhiva u Pazinu, uz prethodnu prijavu i u skladu s Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva, gdje će im djelatnici Arhiva pružiti korisnicima sve potrebne informacije o raspoloživom gradivu, uputiti ih na odgovarajuće fondove i zbirke te dati stručne upute za korištenje gradiva u čitaonici.Dio matičnih knjiga digitaliziran je i dostupan na mrežnoj stranici FamilySearch, gdje korisnici mogu samostalno provesti dio istraživanja.
Zahvaljujemo na razumijevanju i suradnji.
Ako se traženo gradivo odnosi na podnositelja zahtjeva, a pritom rokovi dostupnosti nisu istekli, podnositelj zahtjeva mora dokazati svoj identitet predočenjem osobnih isprava. Ako se zahtjev šalje poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom, podnositelj je dužan priložiti preslik osobne isprave.
Ako se traženo gradivo ne odnosi na podnositelja zahtjeva, a rokovi dostupnosti istoga nisu istekli, podnositelj je obvezan uz zahtjev priložiti i dokaz o svome pravnom interesu (punomoć, ovlaštenje, kupoprodajni ugovor, darovni ugovor i sl.).
Prilikom predaje zahtjeva podnositelj je dužan ispuniti sve potrebne podatke. Fizičke osobe trebaju navesti ime i prezime, adresu, broj osobne iskaznice i telefon/mobitel. Zahtjevi pravnih osoba moraju sadržavati točan naziv tvrtke/institucije/udruge, OIB, adresu za isporuku preslika, adresu e-pošte za dostavu e-računa/PDF računa, te ime i prezime osobe koja u ime pravne osobe predaje zahtjev. Kod javnih naručitelja poželjna je i narudžbenica. Ako nedostaje neki od navedenih podataka, zahtjev se ne može zaprimiti.
Sukladno Zakonu o upravnom postupku, DAPA dužan je odgovoriti na svaki zaprimljeni zahtjev u roku od 30 dana od dana primitka zamolbe. Ako su dostatni svi podaci, zahtjevi se rješavaju u roku od 15 dana.
U određenim slučajevima moguće je podnijeti Zamolbu uz zahtjev za izradom odgovora po hitnom postupku. DAPA će prihvatiti zahtjev za rješavanjem po hitnom postupku nakon procjene mogućnosti njegova izvršenja. DAPA zadržava pravo odbiti rješavanje po hitnom postupku ako nije u mogućnosti pružiti odgovor na Zamolbu po hitnom postupku.
Ako se tijekom rješavanja zahtjeva utvrdi potreba za dopunom podataka navedenih u Zamolbi, DAPA će telefonskim putem kontaktirati Podnositelja i zatražiti dopunu podataka. Sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama, na upit Podnositelja DAPA je dužan pružiti informacije o postupku rješavanja zamolbe (obavijestiti je li rješavanje u tijeku ili je dovršeno, te pružiti obavijest o nadnevku otprave odgovora). U postupku rješavanja Zamolbe te prije nego što je Podnositelj preuzeo službeno otpravljen odgovor na Zamolbu, DAPA nije dužan pružiti podnositelju informacije vezane uz sadržaj odgovora na upućenu Zamolbu.
Odgovor DAPA šalje se Podnositelju poštom, na adresu Podnositelja navedenu u Zamolbi. Naknadu za izdavanje preslika Podnositelj plaća prilikom preuzimanja odgovora DAPA.
Naknada se plaća sukladno Cjeniku naknada Državnog arhiva u Pazinu.
