Državni arhiv u Pazinu (dalje: DAPA) je ustanova u kojoj se čuva arhivsko gradivo nastalo djelovanjem različitih stvaratelja (općina i ostalih upravnih organa, poduzeća i sl.) te na zahtjev stranaka izdaje preslike tog gradiva. DAPA ne istražuje za korisnike, ali odgovorit ćemo Vam na zamolbe za čije rješavanje ne zahtijeva previše vremena.
Izdavanje preslika jedan je od oblika korištenja arhivskog gradiva, koje je regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) te Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva (NN 121/19).
Podnositelj zahtjeva za izdavanje preslika (dalje: Podnositelj) podnosi DAPA Zamolbu za izdavanje preslika. (.pdf, 120 kB)
Zahtjev za uvidom i/ili preslicima arhivskoga ili dokumentarnoga gradiva podnosi se osobno u DAPA u pisanom obliku u Prijamnom uredu. Ako podnositelj nije u mogućnosti osobno podnijeti zahtjev, ispunjeni obrazac može se poslati poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom.
Ako traženo gradivo glasi na podnositelja zahtjeva, a pritom rokovi dostupnosti nisu istekli, podnositelj zahtjeva mora dokazati svoj identitet predočenjem osobnih isprava. Ako se zahtjev šalje poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom, podnositelj je dužan priložiti preslik osobne isprave.
Ako traženo gradivo ne glasi na podnositelja zahtjeva, a rokovi dostupnosti istoga nisu istekli, podnositelj je obvezan uz zahtjev priložiti i dokaz o svome pravnom interesu (punomoć, ovlaštenje, kupoprodajni ugovor, darovni ugovor i sl.).
Prilikom predaje zahtjeva podnositelj je su dužan ispuniti sve potrebne podatke. Fizičke osobe trebaju navesti ime i prezime, adresu, broj osobne iskaznice i telefon/mobitel. Zahtjevi pravnih osoba moraju sadržavati točan naziv tvrtke/institucije/udruge, OIB, adresu za isporuku preslika, e-mail adresu za dostavu e-računa/PDF računa, te ime i prezime osobe koja u ime pravne osobe predaje zahtjev. Kod javnih naručitelja poželjna je i narudžbenica. Ukoliko nedostaje neki od navedenih podataka, zahtjev se ne može zaprimiti.
Sukladno Zakonu o upravnom postupku, DAPA dužan je odgovoriti na svaki zaprimljeni zahtjev u roku od 30 dana od dana primitka zamolbe. Ako su dostatni svi podaci, zahtjevi se rješavaju u roku od 15 dana.
U određenim slučajevima moguće je podnijeti Zamolbu uz zahtjev za izradom odgovora po hitnom postupku. DAPA će prihvatiti zahtjev za rješavanjem po hitnom postupku nakon procjene mogućnosti njegova izvršenja. DAPA zadržava pravo odbiti rješavanje po hitnom postupku ukoliko nije u mogućnosti pružiti odgovor na Zamolbu po hitnom postupku.
Ukoliko se tijekom rješavanja zahtjeva utvrdi potreba za dopunom podataka navedenih u Zamolbi, DAPA će telefonskim putem kontaktirati Podnositelja i zatražiti dopunu podataka. Sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama, na upit Podnositelja DAPA je dužan pružiti informacije o postupku rješavanja zamolbe (obavijestiti je li rješavanje u tijeku ili je dovršeno, te pružiti obavijest o nadnevku otprave odgovora). U postupku rješavanja Zamolbe te prije nego što je Podnositelj preuzeo službeno otpravljen odgovor na Zamolbu, DAPA nije dužan pružiti podnositelju informacije vezane uz sadržaj odgovora na upućenu Zamolbu.
Odgovor DAPA šalje se Podnositelju poštom, na adresu Podnositelja navedenu u Zamolbi. Naknadu za izdavanje preslika Podnositelj plaća prilikom preuzimanja odgovora DAPA.
Naknada se plaća sukladno Cjeniku naknada Državnog arhiva u Pazinu.
