U organizaciji Hrvatskog arhivističkog društva i Državnog arhiva u Pazinu od 19. do 21. listopada 2011. u hotelu Sol Garden u Umagu održano je 45. arhivističko savjetovanje na temu Arhivska služba u informacijskom okruženju.
Deana Kovačec, moderatorica i predsjednica Hrvatskog arhivističkog društva, otvorila je Savjetovanje i najavila pozdravne govore. U ime Istarske županije pozdrave je uputio Vladimir Torbica, pročelnik Upravnog odjela za kulturu. Arhivistički su skup u ime svojih institucija pozdravili i mr. sc. Ilija Jakovljević, kancelar Porečke i Pulske biskupije; dr. sc. Robert Matijašić, rektor Sveučilišta Jurja Dobrile u Puli; Tatjana Tomaić, stručna suradnica Instituta Ivo Pilar u Puli te mr. sc. Branko Kaleb, načelnik Odjela za arhivsku djelatnost Uprave za zaštitu kulturne baštine Ministarstva kulture Republike Hrvatske. U ime inozemnih arhivističkih ustanova pozdravne govore održali su Katja Zupanič, ravnateljica Zgodovinskog arhiva na Ptuju; Sejdalija Gušić, arhivski savjetnik i voditelj Odsjeka za naučno-istraživačku, izdavačku i kulturno-obrazovnu i propagandnu djelatnost Historijskog arhiva u Sarajevu; Ružica Gvero, predstavnica Arhiva Vojvodine u Novom Sadu te dr. Sándor Bősze, ravnatelj Županijskog arhiva Somogy u Kaposváru. Zadnji pozdravni govor održao je akademik Petar Strčić.
Nakon uvodnih pozdrava započela je I. plenearna sjednica u kojoj su objedinjena izlaganja na temu Arhivi i globalna informacijska infrastruktura. Radno predsjedništvo činili su Nela Kušanić, ravnateljica Državnog arhiva u Sisku i Ladislav Dobrica, načelnik Odsjeka za starije arhivsko gradivo Hrvatskog državnog arhiva u Zagrebu. Prvo izlaganje na temu Informa(tiza)cija jedne arhivske ustanove – primjer DAPA održao je mr. sc. Elvis Orbanić, koji je skiciranjem povijesne perspektive i stanovitom inventurom stanja prikazao informatizacijsku praksu pazinske arhivske ustanove. U radu se ističe da informatizacija Državnog arhiva u Pazinu započinje 1987. godine, kada tadašnji Historijski arhiv nabavlja prvo računalo. Od tada, imajući na umu da se pravovremenom i cjelovitom informacijom ne ubrzava samo rad arhivista, već i doprinosi kvaliteti rezultata, njihovoj transparentnosti i dostupnosti široj javnosti, pazinski arhiv neprekidno radi na sustavnom usavršavanju i modernizaciji informa(tiza)cijskog sustava.
Ispričavši odsutnost dr. sc. Stjepana Ćosića, drugo izlaganje naslovljeno Informacijska infrastruktura u hrvatskim arhivima u ime gosp. Ćosića održala je Vlatka Lemić iz Hrvatskog državnog arhiva u Zagrebu.
Dr. sc. Hrvoje Stančić u izlaganju Informacijski izazovi moderne arhivistike istaknuo je kako bi informacijske tehnologije trebale utjecati na arhivsku djelatnost tako da ona postane dinamična i da se neprestano mijenja. Također, postavljanjem pitanja imaju li postojeći digitalni arhivi propisan format za preuzimanje gradiva u digitalnom obliku, Stančić je ukazao na problem informacijske tehnologije u arhivskoj znanosti i (ne)spremnost institucija na uvođenje novih tehnologija. Naveo je kako bi arhiviranje zapisa nastalih korištenjem društvenih mreža trebalo biti obuhvaćeno istim zakonskim propisima kao i onih zapisa koji nastaju u okviru standardnih poslovnih procesa. Posljednje izlaganje prije tridesetominutnog odmora održao je Jozo Ivanović na temu Arhivi i informacijsko društvo: trendovi u okruženju i prilagodbe arhiva.
U drugoj sesiji I. plenearne sjednice radno predsjedništvo činili su Karmen Markezić, voditeljica Odjela za zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan Arhiva Državnog arhiva u Pazinu i Zoran Stanković, voditelj Odjela za vanjsku arhivsku službu Državnog arhiva u Rijeci. Sesija je započeta predavanjem Vlatke Lemić Hrvatski državni arhiv i ICARUS – suradnja u okviru europskih arhivskih i kulturnih mreža u kojem je sažeto i pregledno predstavljen dosadašnji rad i suradnja konzorcija ICARUS (International Center for Archival Research) i projekata, kao što su primjerice Monasterium, Matricula i ENArC, s Hrvatskim državnim arhivom u Zagrebu.
Zatim je uslijedio rad Dražena Božića i Bože Zebe e-Arhiv umrežene uprave u oblaku – labirint straha ili izazov digitalnog doba? (ispričavši odsutnost Dražena Božića, predavanje je izložio Božo Zeba) u kojem je bilo riječi o idejnoj arhitekturi interoperabilne e-Uprave, odnosno o suradnji e-Uprave i Hrvatskog državnog arhiva u Zagrebu. Zeba je predstavio program e-Ureda te je naglasio da je svrha programa pozicioniranje samog e-Ureda i definiranje zahtjeva prema ostalim projektima u sklopu e-Uprave. Arhitektura e-Ureda postavljena je tako da osigurava neovisnost o tehnološkoj platformi tehničke podrške, a sam se koncept odnosi na mogućnost realiziranja funkcija kao jedinstvenih elektroničkih servisa koji će se moći zajednički koristiti u bilo kojoj aplikaciji za uredsko poslovanje. U izlaganju je bilo riječi i o zajedničkim funkcijama e-Ureda i SPEUP-a (Standardnog projekta elektroničkog uredskog poslovanja), a to su: dualna isporuka akata, e-arhiviranje, e-pristojbe, e-potpisivanje, omogućivanje pristupa podacima u e-registru i sl. Na kraju izlaganja zaključeno je da je jedna od glavnih težnji e-Ureda univerzalna komunikacija sa strankama.
Uslijedila su dva izlaganja u kojima je predstavljena praksa izrade i postavljanja novih internetskih stranica arhiva: Bože Janičića Nove web stranice Hrvatskog državnog arhiva i Sebastijana Legovića Izrada web stranica i promocija arhiva putem internetskih servisa – iskustva Državnog arhiva u Pazinu. Posljednje izlaganje prijepodnevne sesije održao je dr. sc. Dražen Kušen na temu ARHiNET kao mogući alat za oblikovanje obavijesnih pomagala.
Nakon jednosatne stanke najavljen je odlazak u Pazin gdje se održao nastavak programa Savjetovanja. Na putu iz Umaga u Pazin organiziran je obilazak i razgledavanje Dvigrada – starog napuštenog istarskog gradića s bogatom poviješću. Po dolasku u Pazin organizirano je razgledavanje Pazina uz stručno vodstvo: grupni obilazak Kaštela, crkve sv. Nikole i Državnog arhiva u Pazinu.
Nastavak programa održan je u Velikoj dvorani pazinskog Državnog arhiva, gdje je, uz pozdravni govor gradonačelnika Pazina, gosp. Renata Krulčića, predstavljena izdavačka djelatnost Državnog arhiva u Pazinu: monografsko djelo s notnim zapisima Arie Nuove predstavio je mr. sc. Nikola Lovrinić, a Kolanu od statuti – Sažetke propisa novigradske općine 1481.-1794. predstavio je sam autor, mr. sc. Jakov Jelinčić. Djelo Dražena Vlahova Glagoljski zapisi 1576.-1640.: knjiga krštenih, vjenčanih i krizmanih župe Boljun predstavio je prof. dr. sc. Ivan Jurković. Ravnatelj pazinskog Arhiva mr. sc. Elvis Orbanić tom je prilikom najavio da se u Zagrebu i Puli uskoro planira predstaviti i knjiga dr. sc. Stipana Trogrlića Mons. Božo Milanović, istarski svećenik (1890.-1980.), izdana u nakladništvu Kršćanske sadašnjosti d.o.o. i Državnog arhiva u Pazinu. Prvi dan Savjetovanja završen je prigodnom zakuskom i druženjem u hotelu „Lovac“ u Pazinu, uz klapu Teran iz Trviža.
Drugi dan Savjetovanja, četvrtak 20. listopada, započeo je predavanjem Roberta Nahueta koji je temom A comparison of the descriptive elements of two standards: the Canadian RAD and the ISAD (G) iznio sustavan pregled i usporedbu dvaju normi: RAD-a (Rules for Archival Description) i ISAD (G)-a (International Standard for Archival Description). Nahuet je pojasnio da je RAD, kanadska inačica standarda za arhivistički opis nastala 1990. godine, detaljno revidirana 2008. godine. RAD kao arhivistički standard donosi niz pravila kojima se teži dati zajednički temelj za opis arhivističkog gradiva unutar fondova te se temelji na tradicionalnim arhivističkim načelima. Dr. sc. István Kenyeres u izlaganju The Hungarian Archives Portal: A Common Solution for Digitized Archival Material and Databases predstavio je internetsku stranicu www.archivportal.hu te je pozvao sve prisutne da ju pregledaju i pridruže se virtualnom svijetu madžarskih arhiva. Sljedeće predavanje, Medieval Hungary online – Virtual Archives of Medieval Charters, trebao je predstaviti György Rácz, ali s obzirom na to da je gosp. Rácz bio odsutan, predavanje je predstavila njegova kolegica Kristztina Arany. Predstavljajući internetsku stranicu, Arany je naglasila da su predstavnici Ministarstva kulture Republike Mađarske svečano inaugurirali projekt 29. ožujka 2010. godine. U izlaganju je predstavljen i internetski portal Archives of the Medieval Hungarian Kingdom te je objašnjeno kako je glavna svrha navedene baze podataka integriranje i objedinjavanje svakih srednjovjekovnih zbirki Ugarske Monarhije. Među ostalim projektima (primjerice Monasterium), Arany je predstavila i dvije arhivske zbirke: DL (Diplomatikai Levéltár) – Zbirku srednjovjekovne diplomacije s više od 108 372 predmeta, te DF (Diplomatikai Fényképgyüjtemény) – Fotografsku zbirku diplomacije. Uslijedilo je izlaganje Monike Pekove Digitization at state archives in Slovak Republic u kojem je bilo riječi o slovačkom arhivskom zakonodavstvu, odnosno metodološkoj upravi u postupku digitalizacije arhivskih dokumenata i kreiranju metapodataka. Pekova se u izlaganju posebno osvrnula na elektronički arhivistički informacijski sustav AFONDY, koji predstavlja internetsku bazu podataka registara arhivističkih fondova i zbirki, sadrži podatke o stanju i zaštiti arhivskih dokumenata, informacije o pristupu istima i sl. Dr. Sándor Bösze održao je predavanje Suradnja Državnog arhiva u Rijeci i Županijskog arhiva Somogy u Kaposváru, a Branka Molnar predstavila je temu Lector i OliVA – web-aplikacije Državnog arhiva u Zagrebu. Molnar je vrlo detaljno pojasnila internetsku aplikaciju Lector – aplikaciju čitaonice Državnog arhiva u Zagrebu koja je nastala u nastojanju da se premosti dislociranost arhivskih spremišta Arhiva i da se što je više moguće poveća učinkovitost u obradi korisničkih zahtjeva. Aplikacija je bazirana na programskom jeziku PHP-u i bazi MySQL-u, smještenoj na Linux serveru, te joj se može pristupiti online s bilo kojeg računala. Molnar je naglasila da aplikacija obuhvaća tri dijela upravljanja korisničkim zahtjevima: zaprimanje i distribuiranje zahtjeva, autorizaciju zahtjeva i njihovo rješavanje, stoga aplikaciji mogu pristupiti tri grupe korisnika: djelatnici u Čitaonici, ravnatelj Arhiva i djelatnici Odjela za sređivanje i obradu arhivskoga gradiva. U izlaganju je predstavljena i aplikacija OliVA, odnosno online vodič Arhiva, pri čemu je kao novost Arhiva predstavljeno unošenje internetskih popisa arhivskoga gradiva. Sljedeće predavanje održale su Nataša Bajić-Žarko i Hania Mladineo Mika pod nazivom Informacijski sustav u Državnom arhivu u Splitu i korisnici, pri čemu su, među ostalim, izneseni i statistički podaci vezani uz posjećenost internetskih stranica Državnog arhiva u Splitu u razdoblju od 2005. do 2011. godine. Nakon polusatnog odmora, nastavljeno je s izlaganjem I. plenearne sjednice. Prvo je predavanje, Dostupnost i korištenje digitaliziranoga gradiva u intranet i internet okruženju, održala mr. sc. Alisa Martek, ispričavši izostanak kolegice Snježane Šute. Odmah u nastavku, Martek je održala i drugo predavanje Knjižnično gradivo dostupno putem Interneta. Uslijedilo je predavanje mr. sc. Vlatka Ećimovića i Lea Rakovca Implementacija informatičke tehnologije u pismohrani tehničke dokumentacije HEP OPS d.o.o. Prijenosnog područja Osijek u kojem je predstavljena internetska aplikacija ArTeDo – aplikacija koja se odnosi na unaprijeđeno vođenje pismohrane tehničke dokumentacije.
I. plenearna sjednica završena je zajedničkim predavanjem mr. sc. Damira Šanteka, Drage Butorca, Ivice Ivšića, Irene Benasić, Ljiljane Štefulić i Vladimira Sršana e-Arhiv Državne geodetske uprave. U izlaganju je naglašeno kako sustav digitalnog arhiva (SDA) daje nužan okvir za razvoj digitalnog arhiva koji obuhvaća cjelokupnu arhivsku građu Državne geodetske uprave. Takav digitalni arhiv ne čuva samo arhive, nego i omogućuje pristup i olakšava korištenje vrijednim dokumentima. U ovu svrhu educiraju se službenici Državne geodetske uprave za samostalno sređivanje arhivske dokumentacije te se uspostavljaju posebni centri za konverziju podataka (CKP). Dosada su osnovana tri CKP-a: CKP Glina (pokriva 50% proizvodnih linija), CKP Vinkovci (pokriva 25% proizvodnih linija) i CKP Split (pokriva 25% proizvodnih linija).
II. plenearna sjednica, radnog naziva Digitalizacija kao alat zaštite gradiva, započela je predavanjem Damira Pildeka Naglasci u procesima digitalnog snimanja i skeniranja. Pildek je naglasio da je prije svakog digitalnog snimanja ili skeniranja bitno odgovoriti na sljedeća pitanja: Koje dokumente skenirati? Koliko dokumenata? Koja je trajna namjena zapisa? Koje su dimenzije originala? Koja je željena kvaliteta zapisa? Format zapisa? Rokovi trajanja? Koji uređaj za snimanje odabrati? Odgovaranjem na navedena pitanja određuju se i detaljiziraju ciljevi snimanja ili skeniranja te se time postiže veća kvaliteta i učinkovitost samog procesa.
Mr. sc. Mirjana Jurić predstavila je temu Postupci u digitalizaciji kartografskog katastarskog gradiva, pri čemu je pokazana statistika korištenja navedenoga gradiva i analiza korisnika u razdoblju od 2006. do 2010. godine. Jurić je naglasila da je primarna svrha digitalizacije zaštita izvornog katastarskog gradiva te da je digitalizacijom ostvaren i zadovoljen cilj povećane zaštite i dostupnosti korištenja arhivskog gradiva korisnicima arhivskih ustanova.
Sljedeće izlaganje održala je Bruna Horović-Vuković pod naslovom Digitalizacija gradiva Arhiva mapa za Hrvatsku i Slavoniju. U radu je istaknuto da je 2005. godine počeo pilot–projekt digitalizacije Državnog arhiva u Splitu, a sa sustavnom digitalizacijom započinje se 2007. godine, u sklopu projekta „Hrvatska kulturna baština“. Financiranje projekta digitalizacije arhivskog gradiva, među ostalima, omogućeno je potporom Ministarstva kulture Republike Hrvatske, Državnog arhiva u Splitu i Splitsko-dalmatinske županije. Horović-Vuković prikazala je i način pristupa gradivu, odnosno proces pretraživanja digitaliziranog gradiva.
Uslijedila su predavanja Markusa Leidecka Digitalizacija gradiva u procesu obrade fondova, Elizabet Kuk Gradivo udruga od javnog značaja s posebnim osvrtom na nekonvencionalno i Josipe Maras Kraljević Domovinski rat – zaštita nekonvencionalnoga gradiva.
U poslijepodnevnim satima održane su dvije paralelne sjednice. U Velikoj dvorani hotela Sol Garden održana je I. paralelna sjednica, na kojoj su Dinko Majcen i Kristijan Karajić vodili edukacijsku radionicu pod nazivom Evidencije gradiva u nastajanju za djelatnike u pismohranama. U Maloj dvorani održana je II. paralelna sjednica – u sklopu Sjednice održana je radionica Opis gradiva u ARHiNET-u za djelatnike državnih arhiva, a moderatori radionice bili su Aleksandar Kuzmanić i Renata Horvat. Na radionici se raspravljalo o načinu uvrštavanja gradiva u ARHiNET, o određivanju statusa zapisa, određivanju količine gradiva pri upisu i sl. Posebna rasprava vodila se oko pitanja jesu li urudžbeni zapisnici i kazala, primjerice kod bilježnika, registraturna pomagala, jesu li dio arhivskog fonda i mogu li uključivati više serija. Pri tome je nekoliko puta naglašavano da je najvažnije uočiti razliku između registraturnog pomagala i registraturnog gradiva – pojmova koji se još uvijek u arhivskoj praksi često ne razlikuju i zamjenjuju. Na radionici je bilo riječi i o upisivanju fondova gradiva narodnih odbora koji su fizički smješteni u jednom fondu, a zapravo su dva odvojena fonda. Moderatori radionice zaključili su da bi u slučaju narodnih odbora trebalo povezati fondove, ali u napomenama istaknuti da se gradivo ne nalazi u jednom fondu, nego je, primjerice, serija nekog drugog fonda, a da signaturu nosi od onog arhivskog fonda u kojem se fizički nalazi. Pitanja su bila postavljena i vezano za raspon godina stvaratelja: naime, kad određeno poduzeće proglasi stečaj, javlja se dilema koje godine upisivati o djelovanju stvaratelja – djeluje li i dalje poduzeće dok je u stečaju ili ne? Rečeno je da je teško dati konačan i ispravan odgovor, ali, pravno gledano, poduzeće proglašavanjem stečaja prestaje raditi, iako se u praksi često krivo navodi da i dalje djeluje. Na radionici je zaključeno da je u arhivističkom opisivanju najvažnije slijediti kompaktnost dokumentacije.
Nakon kraćeg odmora, održan je Okrugli stol, a tema je bila Arhivisti u oblacima?, pri čemu je, među ostalim, prikazan i film o djelatnosti i povijesti nastanka Zgodovinskog arhiva u Ljubljani.
Kraj drugog dana Savjetovanja završen je svečanom večerom u hotelu.
Po već ustaljenom običaju, posljednji dan Savjetovanja, petak 21. listopada, rezerviran je za skupštinu Hrvatskog arhivističkog društva, na kojoj su izneseni zaključci s tekućeg Savjetovanja te je odlučeno da će se sljedeće, 46. savjetovanje održati u listopadu 2012. godine u suradnji Hrvatskog arhivističkog društva s Državnim arhivom u Varaždinu i Državnim arhivom za Međimurje.
Nakon Skupštine, organiziran je izlet i ručak u Livadama, malom istarskom mjestu u dolini rijeke Mirne i na rubu Motovunske šume, našem najpoznatijem staništu tartufa – skupocjenih podzemnih gljiva. Tom je prilikom posjećen i muzej Parenzane u Livadama – uskotračne željezničke pruge koja je početkom 1900-ih godina povezivala Trst kroz niz kolodvora s Porečom kao krajnjom destinacijom. Zadnji vlak prometovao je prugom 1935. godine. (Maja Milovan, DAPA)