Imatelji arhivskoga i registraturnog gradiva – smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova. Stvaratelji arhivskoga i registraturnog gradiva – smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnoga gradiva Stvaratelja/Imatelja obavlja nadležni  državni arhiv te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe Stvaratelja/Imatelja odgovorne i zadužene za gradivo.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su:

  • savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu
  • dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim
  • pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo
  • redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva
  • redovito provoditi izlučiva­nje gradiva čiji je rok čuva­nja istekao, a najkasnije 5 godina od pos­ljed­nje­g provedenog postupka
  • omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva
  • pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva
  • osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja
  • osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva
  • odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a zaduženog djelatnika u pismohrani koji mora položiti ispit za djelatnike u pismohranama
  • predati arhivsko gradivo u izvorniku, sređeno, tehnički oprem­ljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdob­lje
  • novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođu dužni su pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed
  • dostaviti nadležnom arhivu popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduju
  • donijeti Pravilnik o zaštiti i obradi  kojima uređuju sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva te Poseban popis (popis trajnog gradiva i gradiva ograničenog  roka čuvanja) koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelova­njem određenoga stvarate­lja
  • izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom

Imatelji privatnog arhivskog gradiva koji iz bilo koje osnove čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su:

  • obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
  • čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
  • srediti gradivo i izraditi popis
  • dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje

Ukoliko imatelj privatnoga arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku.