Disponibilità del materiale contenente i dati personali

Articolo 19

(1) I dati personali negli archivi pubblici sono disponibili all’utilizzo 100 anni dalla nascita dell’interessato o dopo la morte dell’interessato. Nel caso la data di nascita e la data di morte della persona non fossero noti o nel caso ci fossero difficoltà e spese sproporzionate per stabilire le stesse, i dati personali negli archivi pubblici sono disponibili 70 anni dalla creazione del materiale in questione.

(2) I dati personali al comma 1 del presente articolo sono dati regolati da un apposito regolamento che disciplina la protezione dei dati personali.

(3) Nel caso gli archivi pubblici contenenti i dati peronali fossero dati all’utilizzo prima della scadenza del termine al comma 1 del presente articolo, l’archivio di Stato competente adotterà misure tecniche necessarie per coprire l’identità della persona interessata (anonimizzazione), mentre l’utente firmerà una dichiarazione con cui si obbliga a non scoprire l’identità della persona interessata, nel caso in cui venga a conoscenza in base ai dati disponibili.

(4) I dati personali negli archivi pubblici sono disponibili per l’utilizzo prima della scadenza del termine al comma 1 del presente articolo:

– se l’utilizzo del materiale archivistico viene richiesto da parte dell’interessato o da parte della persona autorizzata dall’interessato

– se dal momento della creazione è stato destinato al pubblico

– se il dato dell’interessato è già reso disponibile al pubblico oppure è comunemente noto

– se l’interessato lo concede

– se l’interessato stesso o tramite un’altra persona ha pubblicato tale dato.

(5) Le misure tecniche al comma 3 del presente articolo vengono adottate in modo che il materiale archivistico originale non si danneggi o rovini e perché alla scadenza del termine al comma 1 del presente articolo si possa utilizzare interamente.

(6) L’utente che ritiene che la disponibilità dei dati personali negli archivi pubblici sia limitata contrariamente alle disposizioni del presente articolo, ha diritto di presentare una domanda per la cessazione delle misure tecniche per la protezione dei dati personali e ha l’obbligo di motivare la domanda.

(7) Nel caso la domanda al comma 6 del presente articolo fosse respinta, il direttore dell’archivio di stato competente presenta per iscritto la decisione motivata entro otto giorni dalla presentazione della domanda contro la quale è concesso il ricorso ad un organo nazionale di sorveglianza costituito ai sensi della legge speciale che disciplina l’ambito della protezione dei dati personali.

 

Il rilascio di copie autenticate

La domanda di accesso e/o per le copie del materiale archivistico o documentario viene presentata personalmente all’Archivio di Stato di Pisino nella forma scritta sui moduli ufficiali standardizzati nella Cancelleria. Se la parte non può presentare la domanda personalmente, il modulo compilato può essere mandato per posta, al telefax o tramite posta elettronica.

Se il materiale richiesto è intestato al richiedente e il termine della disponibilità non è scaduto, il richiedente deve fornire la prova della propria identità presentando i documenti personali.

Se la domanda viene inviata per posta, al telefax o tramite posta elettronica, il richiedente ha l’obbligo di allegare la copia di un documento personale.

Se il materiale richiesto non è inestato al richiedente e il termine della disponibilità dello stesso non è scaduto, la parte ha l’obbligo di allegare, accanto alla domanda, la prova relativa al proprio interesse legale (delega, autorizzazione, contratto di compravendita, contratto di donazione e simile).

All’atto della presentazione della domanda le parti hanno l’obbligo di compilare tutti i dati necessari. Le persone fisiche devono scrivere nome e cognome, indirizzo, numero della carta d’identità e numero di telefono/cellulare.

Le domande delle persone giuridiche devono contenere il nome esatto della ditta/istituzione/associazione, OIB (Codice fiscale), indirizzo per la consegna delle copie, indirizzo e-mail per la consegna delle e-fatture/fatture PDF nonché nome e cognome della persona che, a nome della persona giuridica, presenta la domanda.

Se si tratta di committenti pubblici è gradito il modulo d’ordine. Nel caso della mancanza di uno dei dati citati, la domanda non può essere accettata.